Sei Pronto per Un Incontro Online? Ecco alcune Regole da Seguire

Sei pronto per un incontro online? L’incontro online può essere un’ottima alternativa a un incontro di persona, in particolare durante gli tempi di Covid-19. Tuttavia, essendo fisicamente lontano dall’altra persona, ci sono alcune regole fondamentali da seguire che possono rendere l’incontro online molto più piacevole e produttivo.

Innanzitutto, scegli un ambiente dove incontrarvi. Protrebbero essere app di videoconferenza come Zoom o Skype, webcam, telefonate, ecc. Prendendo una decisione anticipata, entrambi i partecipanti all'incontro sapranno cosa aspettarsi e cosa è necessario preparare.

In secondo luogo, preparate un piano dettagliato delle cose che volete parlare durante l'incontro. Potrebbe essere di aiuto preparare una presentazione con temi principali, suggerimenti, discussioni e obiettivi. Invita i partecipanti all'incontro a studiare attentamente la presentazione prima dell'incontro, in modo da sapere su che cosa discuteranno a priori.

Organizza attentamente l'agenda e fissa un tempo limite. Dare un tempo limitato all'incontro può aiutare tutti i partecipanti a fissare dei limiti di tempo. Può anche intrattenere gli partecipanti a prendere parte attivamente tutto il tempo.

Un'altra considerazione importante è cercare di creare un ambiente rilassato e conviviale. A volte l'utilizzo di GIF o meme può essere d'aiuto quando si cerca di rilassare la tensione in una conversazione. È importante impedire alla conversazione di essere troppo seriosa e formale per intero.

Assicurati di essere ben preparato prima dell'incontro, soprattutto se ti aspetti delle domande. Se lo fai, avrai una certa mentalità in modo che tu sappia cosa aspettarti in anticipo. Preparati anche sull'utilizzo degli strumenti. Se permesso, percorsi qualche assaggio dello strumento che si utilizzerà, in modo da conoscere i comandi prima che l'incontro inizi.

Inoltre, sorprendi positivamente gli altri partecipanti con una presentazione elegante.  Scopanti  può aiutare a creare un'immagine di te in modo che ti presenti come una persona preparata che è interessato a discutere e a contribuire. Dress appropiately, come si farebbe in un incontro di persona.

Cerca inoltre di sincronizzare con gli altri partecipanti - ascolta le loro spiegazioni elaborate e rispondi con commenti attinenti. Evita di interrompere gli altri, in modo che tutti possano sentirsi coinvolti nella discussione.

Provare a fare un check-in appropriato, ad esempio ricordando a te stesso che ora stai discutendo su determinate questioni. Se la conversazione diventa troppo emotiva o confuse, ricordati che non devi emozionarti o arrabbiarti. Utilizza emoticon o parole per esprimere gentilmente la tua opinione e rimanere sul tema.

Infine, fai un passo avanti e proponi dei mix! Questo può portare alla scoperta di novità idee ed esperienze da partecipanti che offrono un nuovo punto di vista. Una volta che sono stati esplorati tutti gli argomenti, se si sta ancora facendo un buon lavoro, chiedi qualche feedback per assicurarsi che abbiano tratto i giusti conclusioni.

Quando i partecipanti si separano, assicurasi di lasciare un forte segno. A volte una piccola sorpresa come una citazione famosa, una canzone o una GIF può rafforzare la relazione e invogliare al dialogo di volta in volta.

Oltre a seguire i consigli sopra esposti, cerca di fare molte ricerche su come migliorare la tua abilità di comunicazione con gli strumenti elettronici. Le tecnologie attuali tendono a cambiare in modo rapido, quindi è importante rimanere al passo con le ultime tendenze.

Infine, ricordati di goderti l'incontro. Cerca di mantenere la conversazione interessante. Cerca di essere positivo riguardo a ciò che si sta discutendo. La maggior parte preferirà parlare con qualcuno che sia entusiasta, rispettoso e interessato a partecipare alla conversazione piuttosto che con qualcuno che sembra non essere interessato.

Inoltre, è necessaria una connessione che sia stabile ed efficiente. Utilizza una connessione Internet a banda larga affidabile, come una rete cablata se possibile. Verifica anche che gli altri partecipanti abbiano una buona connessione.

E per aiutare a rendere l'incontro più piacevole, usa un buon microfono e una buona webcam. Le app videoconferenza hanno tonnellate di opzioni di personalizzazione che possono aiutare a rendere l'incontro più interessante e stimolante.

Assicurati di venire sempre preparato a questi incontri e sentiti libero di esprimersi liberamente. Se l'incontro è fatto con l'obiettivo di risolvere un problema, cerca di concentrarti su possibili soluzioni piuttosto che sugli aspetti negativi; così facendo, l'incontro tenderà a produrre risultati positivi.

In conclusione, anche se l'incontro online non sarà mai sostituire un incontro di persona, con la tecnologia giusta, la preparazione adeguata, e la presenza di mente, le persone possono avere la stessa esperienza di scambio di idee come sperimentata in un incontro fisico. Nonostante la distanza, fissare le regole e mantenere il contatto con una buona connessione renderà tutto molto più piacevole e produttivo.